Löysimme tavan yhtenäistää ja nykyaikaistaa etähoidon palveluita yhteistyössä Pirkanmaan ja Pohjois-Savon hyvinvointialueiden kanssa. Palvelun uudistaminen on tuonut asiakkaille kokonaiskustannuksiltaan kilpailukykyisen, modernin, helppokäyttöisen ja hyvin tuotteistetun palvelun. Samalla uudistettiin laitekanta, mikä tuo toimintaan selkeyttä ja nykyaikaisuutta.

Etähoidon palvelun toimittajaksi valikoitui kilpailutuksen kautta Suvanto Care Oy. Etäkäyntiratkaisu pitää sisällään asiakkaan kotiin vietävän tablet-laitteen, johon organisaation ammattilainen pystyy tekemään videosoittoja, sisältötapahtumia sekä ryhmätoimintoja.

Suvanto Caren etäkäyntiratkaisut ovat olleet käytössä vasta toukokuusta alkaen, mutta tuloksia on jo havaittavissa. Esimerkiksi Pohjois-Savon hyvinvointialueen loppukäyttäjien laitteiden ja palveluiden käyttöaste on kasvanut tasaisesti ja ylittää nyt jo aiemman käyttöasteen.  Pirkanmaan hyvinvointialueen asettamat tavoitteet tullaan todennäköisesti saavuttamaan loppuvuoden aikana, kun vahva sisältötapahtumien tuottaminen alkaa.

”Pirkanmaan hyvinvointialueen kotona asumista tukevissa palveluissa, vammaispalveluissa sekä kotikuntoutuksessa otettiin käyttöön koko Pirhan laajuinen Istekin kilpailuttama Suvanto Caren etähoivan ratkaisu kevään 2024 aikana. Palveluntuottajan vaihto toteutettiin Pirhan ja Istekin tiiviinä yhteistyönä”, kertovat projektipäällikkö Anu Asmundela ja erikoissuunnittelija Pekka Saarivirta Pirkanmaan hyvinvointialueelta.

Yhteistyötä alusta alkaen

Istekki kilpailutti palveluratkaisun asiakasomistajilleen. Asiakkaiden ja loppukäyttäjien aidot tarpeet otettiin vahvasti huomioon suunnitteluvaiheessa.

Projektin erityisenä haasteena oli suuri palvelua käyttävien loppuasiakkaiden määrä, joka on yhteensä noin 1200 henkilöä. Oman haasteensa aikatauluihin toi myös olemassa olevien Kuntahankintojen KLKH109-sopimusten päättyminen.

Haasteiden kautta voittoon

Vanhasta ympäristöstä siirtymiseen uuteen oli varattu oma aikansa, joka kuitenkin tiivistyi lopulta kahteen kuukauteen. Tämä johtui valituksesta markkinaoikeuteen.

”Saimme markkinaoikeudelta täytäntöönpanoluvan maaliskuussa 2024, jonka turvin saatoimme aloittaa yhtä aikaa kahden suuren asiakkaan yliheittojen toteuttamisen. Viimein aivan toukokuun 2024 lopussa tuli myös lopullinen päätös, jossa markkinaoikeus linjasi valituksen Istekin eduksi. Tämän jälkeen reilun kuukauden valmistelutyö sai vielä suuremman vaihteen päälle”, summaavat Istekin ratkaisuarkkitehti Jukka Suihkonen ja tuoteomistaja Petri Tikkanen.

Siirtyminen uuteen järjestelmään oli tarkkaan suunniteltu projekti asiakkaan kanssa. Tuimme asiakasta siirryttäessä vanhasta palvelusta uuteen palvelualustaan ja rakensimme yhteistyössä vaihto-, koulutus- ja ylläpitoprosessin tätä varten. Projekti sujui joutuisasti hyvän ennakkosuunnittelun ja koordinoidun tekemisen vuoksi. Istekin vahva osaaminen etähoidon palveluista auttoi siirtymävaiheen toteuttamista.

”Kokonaisuutena yliheitto ja uuden ratkaisun käyttöönotto sujui aikataulupaineista huolimatta hyvin. Henkilöstön informointi ja koulutukset toteutuivat ajallaan. Laitevaihdot suunniteltiin osaksi kotihoidon normaaleja kotikäyntejä, jolloin hoitajien päivittäinen työmäärä ei lisääntynyt. Palveluntuottajan vaihtuminen aiheutti jonkin verran kysymyksiä ja ongelmatilanteita, mutta niistä selvittiin yhdessä ja kollegiaalisen tuen lisäksi Istekin tuki oli koko ajan saatavilla”, sanovat  Asmundela ja Saarivirta Pirkanmaan hyvinvointialueelta.

Palvelun käyttö kasvussa

Istekin kilpailuttaman etähoidon palveluiden laajentaminen ja palvelun käyttöprosentin kasvu olivat ilmeisiä onnistumisen mittareita. Tämä myös tarkoittaa, että asiakas saa enemmän samalla rahalla. Käyttäjien tyytyväisyys ja uuden käyttöliittymän ja -logiikan oppiminen toi vastuutiimeille luottoa järjestelmän hyödyntämiseen.

”Mielestäni muutos tehtiin hallitusti ja turvallisesti koko ajan tuotanto ja heidän tarpeensa huomioiden. Vaikka matkassa oli esteitä, saimme ne porukalla taklattua. Tuotannon osalta ei tullut palvelukatkoja ollenkaan, joka oli suurin yksittäinen onnistuminen koko muutoksessa. Koulutukset onnistuivat hienosti, ottaen huomioon kuinka paljon alueella oli erilaisia toimintatapoja tuottaa etähoivaa. Ongelmien ilmetessä yliheiton jälkeen kolmikanta työryhmä toiminnan avulla saimme joka viikko ratkaistua ongelma kerrallaan ja muutaman viikon jälkeen suurimmat ongelmat olivat historiaa”, kertoo projektipäällikkö Juho Rytkönen Pohjois-Savon hyvinvointialueelta.

Aitoa yhdessä tekemistä, ideointia ja kehittämistä

Asiantuntijat ovat olleet erittäin tyytyväisiä hyvin toimineeseen yhteistyöhön Suvanto Caren kanssa. Heidän näkemyksensä mukaan hankinta on hyvin onnistunut.

”Suvanto Caren kanssa toiminta ei ole alihankkija – jälleenmyyjä mallinen, vaan aitoa yhdessä tekemistä, ideoimista, kehittämistä. Heidän kanssa toimimme tiiminä, jonka tavoite on ollut alusta asti toimia avoimesti yhdessä ja tuottaa palvelua asiakastarpeet täyttävästi kehittäen. Toimittajan roolin merkitys tässä suhteessa on korostunut, koska olemme päässeet luomaan uudet toimintamallit, jotka vastaavat nykyajan tarpeita niin Istekillä kuin asiakasomistajilla”, kiittelevät Suihkonen ja Tikkanen.