Istekki on tehnyt Servicalle kokonaisarkkitehtuurityötä vuodesta 2022 lähtien ensin toimeksiantona ja nykyisin jatkuvana palveluna.

Kokonaisarkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaiskuvaa organisaation toiminnasta liiketoimintaprosesseista, infrastruktuuriin, tietojärjestelmiin ja teknologioihin. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyössä tavoitteena on saada parempi kokonaisvaltainen ymmärrys organisaation toiminnasta ja prosesseista, jotta toimintaa voidaan tehostaa ja asetetut tavoitteet saavutetaan. Kokonaisarkkitehtuuri on siis tiedonhallintaa, joka tukee organisaation pitkän aikavälin tavoitteita ja strategiaa.

Yhteiset käsitteet ja sama tieto kaikkien saataville

Istekki on tehnyt Servicalle systemaattisesti tiedonhallinnan kuvauksia toiminto- ja palveluryhmä kerrallaan. Kuvauksista on hyötyä suoraan toiminnoista- ja palveluista vastaaville ja esihenkilöille esimerkiksi perehdytyksessä ja toiminnan kehittämisessä.

”Olemme kytkeneet kuvauksiin mukaan myös tiedolla johtamisen, eli toiminnan tavoitteet ja mittarit sekä uusimpana lakisääteiset tietosuojakuvaukset, jotka perinteisesti ovat olleet erillisiä muista kuvauksista,” kertoo Istekin johtava asiantuntija Ritva Ikäheimo.

Tänä keväänä Servicalle kuvattiin auki materiaalilogistiikan koko prosessi materiaali- ja informaatiovirtoineen. Prosessi kesti yhteensä yli kaksi kuukautta.

”Materiaalilogistiikka on kokonaisuutena todella laaja, mutta tehdyn kuvauksen avulla kenen tahansa on mahdollista ymmärtää ja perehtyä siihen. Kuvaus auttaa ymmärtämään kokonaisuuden toimijoiden, sekä materiaali- ja informaatiovirtojen osalta,” kertoo Servican aluepäällikkö Sami Reponen.

”Kuvauksen pohjalta on helpompi käydä keskusteluja, kun kaikki ymmärtävät samalla tavalla mistä puhutaan. Nykytilanne on kaikilla tiedossa ja sen pohjalta on helpompi jatkokehittää ja nähdä mihin mahdolliset muutokset vaikuttavat. Kuvaus avaa ymmärrystä myös asiakkaalle, että asiat ovat hoidossa ja hallinnassa. Nyt on tärkeää pitää tietoja ajan tasalla ja käyttää niitä hyödyksi, jatkaa Reponen”.

Kokonaisarkkitehtuuri osana yhtiön strategiaa

Kokonaisarkkitehtuurityö on nostettu Servican strategisen ”Teknologia”-painopisteen yhdeksi keskeiseksi toimenpiteeksi vuosille 2024-2027.

”Servicalla on käynnissä kolmevuotinen hanke, jossa kuvaamme kokonaisarkkitehtuuria Istekin asiantuntijoiden avustuksella, pohjautuen Servican strategisiin painopisteisiin. Hankkeella kuvaamme Servican palveluiden tiedonhallintamalleja sekä tietovirtoja ja kehitämme Servican kokonaisarkkitehtuuriosaamista,” kommentoi Servican ICT-päällikkö Petri Väisänen.

”On hienoa, että arkkitehtuurityö on mukana strategiassa. Usein arkkitehtuurityö mielletään vaikeaksi ja haastavaksi, sillä se on asiana abstrakti ja erittäin laaja kokonaisuus. Haasteena on yleensä se, ettei tiedetä kenen tulisi kuvata asioita, mistä aloittaa ja mitä kaikkea kuvata, jotta kuvaukset olisivat hyödyllisiä ja ne olisivat päivitettävissä,” pohtii Ikäheimo Istekiltä.

Servicalla on käynnissä mittavia strategisia IT-hankkeita tuotannonohjausjärjestelmien ja prosessien uudistamiseksi, joiden tavoitteena on tehostaa toimintaa ja kasvattaa liiketoimintamahdollisuuksia.

”Niin strategisia kuin pienempiäkin kehitystoimenpiteitä tehdään jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä, jossa meidän tulee huomioida asiakkaan ja liiketoiminnan tarpeet, muuttuva lainsäädäntö sekä tietoturva, muutamia näkökulmia mainitakseni. On tärkeää, että kaikki eri kehitysfunktiot ymmärtävät nykytilan pystyäkseen kehittämään palveluja ja prosesseja samaan suuntaan ja teknologiaan liittyvät valinnat tukevat optimaalisesti liiketoiminnan kehittämistä ja datan hyödyntämistä. Kokonaisarkkitehtuurityön avulla pyrimmekin välttämään siiloutunutta kehittämistä ja päätöksentekoa, jotta käytössä olevilla kehitysbudjeteilla saavutetaan paras mahdollinen lopputulos, kertoo Väisänen.