arkistoratkaisu

Istekki on tuottanut vuodesta 2022 asti Keski-Uudenmaan hyvinvointialueelle sähköisen tiedonhallinnan ja arkistoinnin palvelua. Istekki Arkisto-palvelun avulla tuotetaan sähköinen asiakirjojen arkistointi ja niihin liittyvien prosessien hallinta. Ensimmäisessä arkistointiprojektissa potilastietojärjestelmän vanhat tiedot arkistoitiin sekä Kanta-palveluun että Istekki Arkistoon, josta Keusote käyttää nimeä Karkki. Kustannushyötyjä järjestelmien konsolidoinnilla   Arkistointiin liittyvien projektien käynnistyttyä havaittiin useita osittain päällekkäisiä järjestelmiä, joita olisi mahdollista konsolidoida. Vähentynyt järjestelmien määrä selkeyttää arkistointiprosessia ja mahdollistaa taloudelliset hyödyt. ”Kun tarpeettomaksi jääneet järjestelmät voidaan konsolidoinnin avulla ajaa alas se tuo huomattavia kustannussäästöjä asiakkaalle ja suoria vaikutuksia liiketoimintaan,” kommentoi liiketoimintapäällikkö Ari-Pekka Häyrynen Istekiltä ”Keusotessa valmisteltiin käytöstä poistuvien asiakas- ja potilastietojärjestelmien arkistointeja ja alasajoja kustannussäästöjen vuoksi. Tiedostimme, että vain osa järjestelmissä olevista aineistoista oli mahdollista arkistoida Kelalle. Suuri osa niistäkin aineistoista mitä ei voitu arkistoida Kelalle edellytti lakisääteistä arkistointia. Järjestelmien alasajo ja tavoitellut kustannussäästöt olivat mahdollisia vasta, kun niillekin tiedoille löytyi joku arkistointipaikka. Näihin tarpeisiin Istekin Arkisto-palvelu vaikutti hyvältä ratkaisulta. Palvelun avulla pystyttiin yhtenäistämään arkkitehtuuria ja sen toiminnallisuudet vastasivat parhaiten tarpeitamme,” kertoo Keusoten ICT-projektipäällikkö Marika Vaara. Käytöstä poistuneiden järjestelmien alasajon ja tietojen hävittämisen jälkeen on päästy eroon järjestelmätoimittajille maksettavista ylläpitokustannuksista. Työn tehokkuus on myös parantunut, kun vanhojen järjestelmien sovellusasiantuntijat voivat nyt keskittyä keskeisimpiin työtehtäviin eikä tarvitse tukea silloin tällöin käytettävien järjestelmien käyttäjien työtä. ”Ensimmäisen arkistointiprojektin käynnistyttyä aloimme vasta hahmottamaan mihin kaikkeen Arkistointi-palvelua voisikaan hyödyntää. Uusia käyttökohteita löytyi useita,” jatkaa Vaara. ”Karkkiin on arkistoitu myös digitoitua aineistoa, jolloin on vapautettu metrikaupalla hyllytilaa muuhun käyttöön ja päästään eroon tiloista, joilla ei ole ollut muuta käyttöä kuin varastoida papereita. Paperivarastot myös sijaitsivat usein kaukana arkistonhoitajien työpisteestä, jolloin aineistojen noutoon ei tarvitse enää käyttää tunteja tai jopa päiviä työaikaa. Arkistonhoitajien työturvallisuus on myös parantunut, kun aineistoja ei tarvitse käsitellä vanhoissa tiloissa, joissa voi olla mahdollisia sisäilmaongelmia,” kommentoi Keusoten tiedonhallinnan erityisasiantuntija Sari Kuha-Kanerva. Tietoturvallisempaa arkistointia ja parempaa asiakaspalvelua   Istekin Arkisto-palvelu on tietoturvallinen valinta. Palvelu noudattaa tietoturvan parhaita käytänteitä ja sinne on helppo tuoda aineistoja. Palvelu huomioi esimerkiksi lakisääteiset tietojen säilytysajat ja säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan arkistosta. ”Erilaisten dokumenttien ja aineistojen hallinnoijien on mahdollista viedä itse Karkkiin aineistoja, joka tehostaa kaikkien toimintaa. Aineistojen vieminen on tehty helpoksi,” kertoo Kuha-Kanerva. Potilaiden palvelu on myös parantunut, kun uusi arkistointipalvelu mahdollistaa tietojen helpomman ja nopeamman käsittelyn. Kuha-Kanerva jatkaa: ”Keusoten Karkki-arkistolla pystytään tarjoamaan käyttäjille mahdollisuus hakea vanhoja tietoja tarvittaessa potilastyön tueksi sekä palvellaan asiakkaita vastaamalla heidän esittämiin tietopyyntöihin.” Sujuvaa yhteistyötä asiakkaan ja ratkaisuarkkitehdin välillä   Arkisto-palvelun projekteissa on ollut mukana Istekin ratkaisuarkkitehti ja asiakkaan projektiryhmä. ”Ratkaisuarkkitehti suunnittelee toteutukset yhdessä asiakkaan kanssa, jotta varmistetaan räätälöity ja asiakkaan tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla vastaava kokonaisratkaisu. Asiakkaan toiminnan laaja ymmärrys sujuvoittaa yhteistyötä,” kommentoi Istekin liiketoimintapäällikkö Ari-Pekka Häyrynen. ”Yhteistyö Keusoten kanssa on toiminut saumattomasti, ja tästä on esimerkkinä se, että ratkaisuarkkitehdin työtä on haluttu ostaa tunnistettujen tarpeiden lisäksi kaksi henkilötyöpäivää kuukaudessa toistaiseksi tunnistamattomia tarpeita varten,” Häyrynen jatkaa. ”Arkistointiprojekteja on tehty nyt kahden vuoden ajan, jonka aikana tietämys puolin ja toisin on kasvanut. KeuSotelle on nimetty Istekiltä oma teknisen puolen asiantuntija, eli ratkaisuarkkitehti. Ratkaisuarkkitehti ehdottaa ratkaisuja ja rakenteita järjestelmään uusien aineistojen arkistointien myötä. Olemme olleet tyytyväisiä siihen, että Keusoten aineistojen asiantuntijat ovat päässeet vaikuttamaan Karkin rakenteeseen ja toimivuutta on testattu yhdessä. Saumaton yhteistyö on tärkeää kymmenissä arkistointiprojekteissa,” kertoo Keusoten Arkistointi-projektien projektipäällikkö Raija Rahkila-Bergström.