Istekin palvelutarjontaan on lisätty ulkoistetun tietohallintojohtajan palvelu. Kyseessä on palvelu, joka vastaa organisaation kokonaisvaltaiseen, asiantuntevaan ja kustannustehokkaaseen tietohallinnon johtamiseen ilman rekrytointi-, yliresursointi- ja sitoutumisriskiä.

Ulkoistettu tietohallintojohtaja vastaa organisaation tietohallinnon johtamisesta tai tarvittaessa johtaa tietohallintoa vain väliaikaisesti. Palvelun etuna on tarpeen mukaan skaalautuva kapasiteetti sekä sopivan osaajan valinnan ja vaihtamisen helppous. Kustannuksia on myös helpompi optimoida, kun tietohallinnon johtamisesta aiheutuu kuluja vain toteutuneen työmäärän mukaisesti.

– Tietohallintojohtajalla on lisäksi käytettävissään tarvittaessa koko Istekin laaja asiantuntijaverkosto, tietovarannot ja toimittajaverkosto, Istekin Johtamisen palvelut -ryhmän johtava konsultti Marko Alanen huomauttaa.

Palvelua voidaan käyttää esimerkiksi organisaation tietohallinnon nykytilan selvittämiseen, strategian, arkkitehtuurin ja toimintamallin kehittämiseen, kehittämissuunnitelmien laadintaan, ICT-hankintojen hallintaan, vaatimustenmukaisten ICT-palveluiden varmistamiseen, tiedonhallinnan hallinnointiin sekä muutoshallintaan.

SKPVY:llä tietohallintoa johtaa Istekin ulkoinen tietohallintojohtaja 

Istekillä oli päävastuu kaksi vuotta sitten perustetun Suomen Keskinäisen Potilasvakuutusyhtiön (SKPVY) ICT-strategian, -toimintamallin ja -arkkitehtuurikuvauksen tekemisestä Finanssivalvonnan toimilupahakemusta varten sekä ICT-palveluiden käyttöönotosta. Samalla SKPVY otti käyttöönsä Istekin ulkoisen tietohallintojohtajan palvelun. Tietohallintojohtajana yhtiössä toimii Marko Alanen. 

– Potilasvakuutusyhtiön toiminnan sekä ICT-palveluiden perustaminen käynnistyivät hyvässä yhteistyössä huolimatta tiukasta aikataulusta ja tilanteesta, jossa kaikki tarpeellinen ei ollut valmiiksi suunniteltua. Tiesimme yhteisen tavoitteen, luotimme ja halusimme onnistua, Istekin liiketoimintapäällikkö Pasi Savolainen kommentoi.

Aikataulu toimilupahakemukselle ja sitä seuranneelle SKPVY:n ICT-palveluiden käyttöönotolle oli todella tiukka ja käyttöönottoon osallistui tietohallintojohtajan lisäksi useita Istekin ryhmiä ja asiantuntijoita. Haasteellisesta aikataulusta huolimatta SKPVY:n palvelut saatiin siirrettyä suunnitellusti tuotantoon ja yhtiö pystyi aloittamaan toimintansa 1.1.2021 pakollisten ICT-palveluiden ollessa toiminnassa.

– Haluamme vielä kerran lämpimästi kiittää kaikkia Istekin asiantuntijoita hienosta toiminnasta. Iso kiitos, että olitte mahdollistamassa ICT-palveluidemme käyttöönoton. Tästä on hienoa jatkaa yhteistyön syventämistä, SKPVY:n toimitusjohtaja Patrik Nordman kertoi.

ICT-palveluiden käyttöönoton jälkeen yhteistyö on jatkunut erilaisten toimitusprojektien ja konsultointipalveluiden parissa. SKPVY on hankkinut Istekin kautta esimerkiksi brändi-ilmeen ja verkkosivuston rakentamisen, automaatiota sekä organisaatioarkkitehtuurin mallintamisen konsultointia.

Lisäksi SKPVY on hankkinut vakuutusalan substanssijärjestelmiä kuten vakuutusjärjestelmän suoraan ilman Istekkiä, ja näihin liittyvien hankintamenettelyjen ja käyttöönottojen osalta tietohallintojohtaja on ollut avainroolissa ja Istekin asiantuntijat tukemassa käyttöönottoja.

Istekin Arkistopalvelun käyttöönotto SKPVY:llä

SKPVY on ulkoistetun tietohallintojohtajan ja muiden Istekin tuottamien ICT-palveluiden lisäksi ottanut käyttöönsä Istekki Arkistopalvelun, joka on sähköinen tiedonhallinnan ja arkistoinnin ratkaisu. Yhtiössä on toiminnan alusta lähtien panostettu paperittomaan toimintaympäristöön sekä sähköisiin prosesseihin ja uusi arkistointijärjestelmä tukee myös tätä tavoitetta.

– Uudella arkistointijärjestelmällä tavoitellaan tiedon elinkaaren parempaa hallintaa ja jatkuvuutta. Tavoitteena on tiedonhallintaan liittyvän riskin pienentäminen, tietoturvallisuuden ja tietoturvan parantuminen sekä viranomaisvaatimusten täyttäminen toiminnassa, Nordman kertoi.

Pasi Savolainen on ylpeä SKPVY:n kanssa tehtävästä yhteistyöstä. Yhtiön perustamisesta saakka kehittäminen on ollut aktiivista ja yhdessä on saatu tuloksia digitalisaation saralla. Asiassa on auttanut myös SKPVY:n sitoutuminen Istekin tarjoamaan ulkoisen tietohallintojohtajan palveluun.

– Kehittävässä yhteistyössä on kyse osapuolten luottamuksesta ja sitoutumisesta yhteisiin tavoitteisiin, joita kohti ponnistetaan. Lopputulokset tuottavat arvoa ja ovat hyödyllisiä molemmille osapuolille, Savolainen toteaa.  

Ulkoistettu tietohallintojohtaja kohtuullistaa organisaation kuluja

Ulkoistetun tietohallintojohtajan palvelun käyttöönottoa varten organisaatiolta tarvitaan pääsy sen kaikkiin tietojärjestelmiin, niiden kuvauksiin ja perehdyttäminen niiden käyttötarkoituksiin. Lisäksi valittu tietohallintojohtaja tulee perehdyttää organisaatioon sekä sen henkilöstöön, sidosryhmiin, toimintatapoihin ja strategiaan.

Ensimmäisten kuukausien aikana on mahdollista toteuttaa esimerkiksi tietohallinnon nykytilan selvitys, kehittämissuunnitelma ja muutoskyvykkyysarvio, toimittajaverkoston ja -sopimusten selvitys, tietojärjestelmäsalkku, ICT-varannon rekistereitä, riskirekisteri, viranomaisvaatimusten ICT-selvitykset, henkilöstön tietoturvaohjeet sekä tietohallinnon kustannusseuranta.

– Istekin tietohallintojohtajan palvelu tuo asiakkaidemme toimintaan joustavuutta ja kustannustason kohtuullisuutta verrattuna organisaation oman tietohallintojohtajan rekrytointiin, Alanen arvioi.